档案盒打印机是针对档案行业特别研发生产的打印设备。主要运用于政府部门、机关、企事业单位、教育、工程、法院、检察院等各单位档案管理机构和为机构提供档案整理数理化服务的档案服务公司。

档案盒打印机的出现使机器代替人工填写，减去繁杂的工作。使用墨水打印档案盒，使得档案盒的整理摆放更加规范。

档案盒打印机操作简单，所使用的墨水特性使得正常使用下，其对喷头的损害也是最低，大大地减少了后期的维护成本。一系列针对性的研发，使得档案盒打印机迅速的抢占市场，同时也给档案工作者带来更大的便利。

档案盒的脊背和封面书写是档案整理工作中一项较为繁琐的工作，档案整理装盒是档案整理服务的最终环节，在盒子和案卷上根据标准，填写全宗号、案卷号、目录号，部分档案还需要填写案卷题名便于实体档案查找。目前的档案整理中普遍使用的均为“手写+张贴”档案盒脊背和封面的方法。随着工作的发展和要求的提升，传统整理方式的弊端日益突出。尤其是工程、人社、医疗等档案数量庞大，移交至综合档案馆时需要批量更换档案盒。

手写速度慢，错误率较高，字体大小、封面格式不统一，排架美观度受影响。

粘贴需要先进行打印，再使用浆糊粘贴，工序繁杂，而浆糊风干后容易脱落，不利于档案长期保存。

调查研究发现，一个有经验的档案工作者，每天手写档案盒级别和卷盒数量在200个左右。粘贴档案盒脊背和封面的方法，与传统手写相比美观度、效率虽然效率有一定提升，但因粘贴工序的繁杂性以及易脱落的弊端，不利于档案的管理和利用。

为了规范和提高档案整理工作中档案盒脊背、卷盒书写，档案盒打印机产生了。档案盒打印机可以在多种规格的档案盒上打印。排版简单可随意更换文字、版式内容，真正实现了单个、批量打印需求，可以配备黑、红、蓝黑等墨水，使得档案盒的板式内容由原来的单色可向多色的选择。

目前主流档案盒打印机打印技术的有三种，分别是喷墨打印、热转印打印和针式打印。

热气泡喷墨打印：通过墨盒,喷头 喷到承印物上

热转印打印：转印膜印和转印加工，形成油墨层，以印刷模式打印

针式打印：打印头中的24根针击打复写纸，从而形成字体

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